نرم افزار مدیریت همایش سبز

برگزاری همایش حقیقی / مجازی – همخوان با سیستم حضور و غیاب و پوستر الکترونیک

مقدمه

دنیای جدید مبتنی بر فناوری رایانه ها شکل ارایه بسیاری از مطالب را دگرگون کرده اند و از سوی دیگر شیوع ویروس کرونا نیاز به توسعه زیرساخت جهت برگزاری همایش به شکل مجازی را بیش از پیش آشکار نمود. در این راستا همایش سبزGreenCongress پیش از این راهکارهای نوین در ارائه الکترونیکی مقالات (پوستر سبز)، سیستم مدیریت تردد بر پایه RFID و سامانه مدیریت همایش را ارائه کرده، در این زمینه پیش قدم شده و راهکار جامع برگزاری همایش سبز را ارائه کرده است و در سال  1399 مفتخر به برگزاری موفق چندین همایش علمی در دانشگاه های مادر کشور از جمله دانشگاه علوم پزشکی تهران، دانشگاه علوم پزشکی شیراز، دانشگاه علوم پزشکی مشهد، دانشگاه علوم پزشکی اصفهان و چندین انجمن علمی نظیر انجمن صرع، انجمن نورولوژی، انجمن اطفال شیراز میباشد.

نوآوری و توسعه دو اصل اساسی در شرکت همایش سبز می باشد و با تجربیات ارزشمند بدست آمده، بازخوردهای متعدد و تحلیل داده ها  در سال های گذشته اقدام به توسعه نسخه جدید نرم افزار همایش سبز نموده است. در طراحی جدید فاکتورهای: کاربرد بسیار آسان، طراحی گرافیکی جذاب، حداقل نیروی مورد نیاز در دبیرخانه همایش، امکان کارگروهی به صورت دورکاری و امنیت به عنوان هسته کار مد نظر بوده است. 

قابلیت ها در یک نگاه!

قابلیت های اساسی سیستم مدیریت همایش سبز را میتوان در موارد زیر خلاصه کرد:

بهره گیری از طراحی بلوکی
با کشیدن و رها کردن ظاهر سایت خود را دگرگون کنید!

پنل قدرتمند دریافت مقالات
روش های مختلف دریافت خلاصه مقاله و پنل قدرتمند مدیریت مقالات

کاهش نیروی انسانی
تولید سیستماتیک کارت ورود به همایش – سرتیفیکیت آنلاین – کتابچه کنگره و …

سیستم دو زبانه لحظه ای
یک سایت با سوئیچ بین دو زبان بصورت همسان

سیستم پویای مدیریت پوسترالکترونیک
سیستم دریافت و مدیرت و ارائه مجازی برای پوسترهای الکترونیک (پوستر سبز)

دیدگاه و بازخورد
سیستم ارسال کامنت و نظردهی و امتیازدهی در کلیه صفحات و مطالب

طراحی واکنشگرا
چینش متناسب در لب تاپ، موبایل و تبلت

سیستم دریافت فایل
امکان تعریف فرم برای دریافت فایل های مختلف

سیستم برگزاری جشنواره
قابلیت دریافت فایل برای جشنواره های مختلف

مدیریت برنامه های علمی – کلاس های مجازی
سیستم مدیریت و هدایت کاربران به کلاس های مجازی کلیه پلتفرم ها

جایگاه اسپانسری
بیش از 9 جایگاه اسپانسری متنوع و متفاوت در سایت

همچنان علاقمند هستید؟ در ادامه جزئیات بیشتری ارائه شده است…

صفحه اصلی

با استفاده از تجربه برگزاری ده ها کنگره موفق، طراحی جدید سایت همایش بر پایه بلاک­ها توسعه یافته تا قابلیت شخصی سازی جهت هر همایش فراهم گردد و سایت هر همایش از دیگر همایش­ها متمایز باشد و به سادگی امکان تمرکز بیشتر بر قسمت خاصی از همایش فراهم گردد در ادامه به تعریف بلاک و انواع بلاک  پرداخته میشود:

بلاک : به هر یک از المان هایی که در صفحه اصلی مشاهده میکنید بلاک گفته می شود. این بلاک ها قادر هستند بخش های مختلف سایت را در صفحه اصلی نمایش دهند. هر بلاک دارای تنظیمات رنگ بندی، فاصله گذاری و فیلترهای مخصوص می باشد. در نظر داشته باشید شما می توانید موقعیت نمایش هر یک از بلاک ها را در پنل ادمین با کشیدن و رها کردن بالا و پایین جابجا کنید. در تعداد بلاک ها هیچ محدودیتی وجود ندارد.

انواع بلاک ها

بنر (اسلایدشو)

بنر اصلی سایت که به صورت اسلایدشو می­باشد و امکان نمایش پوستر همایش، معرفی مرکز برگزارکننده و مطالب کلیدی را دارد.

بلاک اطلاع رسانی

این بلاک جهت اطلاع رسانی یک پیام مهم به همراه یک دکمه

بلاک نوشته ­ها

نمایش نوشته ها در صفحه نخست که به عنوان نمونه جهت ایجاد بخش اخبار یا بخش مطالب آموزشی و یا … مورد استفاده قرار میگیرد. شما میتوانید دسته بندی های مختلفی را تعریف کنید و مطالب خود را در این دسته ها بصورت مجزا در سایت نمایش دهید. بعنوان مثال یک بلاک با عنوان اخبار فقط اخبار سایت را نمایش دهد و یک بلاک از همین نوع با عنوان مطالب علمی، نوشته هایی که در دسته بندی علمی قرار دارند را نمایش دهد.

همانطور که در بالاتر صحبت شد کلیه بخش های سایت از جمله بخش نوشته ها دارای سیستم دیدگاه و بارخورد (امتیاز دهی) توسط کاربرها می باشند.

بلاک تایمر

نمایش زمان باقیمانده تا شروع یک رویداد. این رویداد میتواند زمان شروع همایش، زمان پایان دریافت مقاله، زمان باقیمانده برای ثبت نام، زمان یک جشنواره و … باشد. در نظر داشته باشید شما از هر بلاک از جمله این بلاک میتوانید هر تعداد که مایل باشید ایجاد کنید و محدودیتی در ایجاد تعداد بلاک ها وجود ندارد.

بلاک برنامه ها

نمایش عناوین برنامه­های همایش و زمانبندی آنها و همچنین توضیحات مختصر در ارتباط با هر برنامه، توجه به این نکته ضروری است که پس از پایان هرسخنرانی ویدیو ضبط شده در این قسمت قابل مشاهده و دانلود می­باشد. برنامه ها میتونند حضوری، مجازی باشند.

بلاک سخنرانان

نمایش نام، تصویر، توضیحات و رزومه سخنرانان و همچنین نوع سخنرانی (کلیدی، مدعو و … )

بلاک پوستر ها:

آن دسته از خلاصه مقالات که پس از داوری به عنوان پوستر پذیرفته شده اند با استفاده از تمپلیت یکسان در این قسمت نمایش داده می­شود و نویسنده مقاله امکان ضبط یک فایل صوتی 3 دقیقه­ای به عنوان ارائه مجازی دارد. بازدید کنندگان امکان استقاده از سیستم امتیاز دهی و همچنین سیستم ثبت نظرات را دارند.

بدیهی است در صورت استفاده از یونیت­های پوسترالکترونیک، اطلاعات و همچنین فیلتر­ها مورد استفاده در این قسمت با یونیت­ها همخوان  (sync) خواهد بود. سیستم یونیت های نمایش پوستر الکتورنیک بصورت اتوماتیک اطلاعات را از سایت دریافت و نمایش می دهند.

بلاک کارگاه­ها

نمایش اطلاعات کارگاه­ها، هزینه ثبت نام و میزان ظرفیت باقیمانده و هدایت کاربرها به سمت ثبت نام در کارگاه ها.

بلاک گالری

نمایش تصاویر، ویدیو و فایل

بلاک نقل قول

نمایش  نظر یا صحبت اساتید در صفحه نخست

بلاک آمار

نمایش آمار بازدید و تعداد مقالات

بلاک اسپانسر:

نمایش اسپانسرها و معرفی آنها، بدیهی است در صورت تمایل امکان استفاده از سایر قابلیت های سیستم همانند بننر، پیام سیستم و … جهت معرفی اسپانسرها وجود دارد.

سه بلاک دیگر و عملکرد آنها در جدول زیر نمایش داده شده است:

نام بلاک	عملکرد
بلاک رقابت و نظرسنجی	نمایش نظرسنجی و همچنین رقابت در جلسات
بلاک توضیحی	نمایش مطلب مهم با تصویر بزرگ
بلاک فاصله	ایجاد فاصله و قوس بین بلاک­ها ( کاربرد طراحی)

هدایت به کلاس مجازی:

با استفاده از نتایج نظرسنجی و بازخوردها در سال 1399 کارآمدترین روش هدایت کاربران به کلاس مجازی انتخاب شد، بدین صورت که کاربر در هر کدام از صفحات سایت قرارداشته باشد با شروع کلاس یک اطلاعیه را مشاهده  خواهد کرد که وی را از شروع کلاس مطلع خواهد کرد، مطابق تصویر زیر و در صورت تمایل با کلیک بر روی اطلاعیه به سادگی به کلاس هدایت میگردد. این امکان برای مدیران فراهم است که این اطلاعیه را تنها کاربران عضو سایت و یا کاربران عضو سایت که هزینه ثبت نام را پرداخت کرده­اند مشاهده نمایند. با این روش دیگر نیازی به اطلاع رسانی برای لینک ورود به کلاس نیست و تنها کافی است کاربرها به سایت همایش وارد شده و سایت آنها را به کلاس های مختلف هدایت میکند.

با توجه به اهمیت حضور اسپانسرها در همایش ها در نسخه جدید نرم افزار کنگره سبز به این نکته توجه ویژه­ای شده است، صفحه اسپانسر ها )که در صفحه اصلی هم قابلت نمایش دارد( دارای ظاهری مطابق شکل زیر است:

که شامل یک اسلایدشو و فیلدهای معرفی اسپانسر می­باشد و امکان ارائه توضیحات، ارائه اطلاعات تماس، کاتالوگ محصول، تصاویر و تیزر ویدیویی و همچنین هدایت به سایت اسپانسر را فراهم می­نماید. بدیهی است بسته به میزان حمایت مالی، جایگاه (بنر یا فیلد) متفاوت خواهد بود.

با توجه به آمار بیشترین صفحات مورد بازدید صفحه نخست و صفحه داشبورد کاربران می­باشد که در صفحه نخست امکان اضافه کردن یک بلوک توضیحی و استفاده از بنر  اصلی جهت اسپانسر خاص مورد استفاده قرار میگیرد و همچنین در داشبورد کاربر میتوان از قابلیت پیام سیستم به معرفی اسپانسر پرداخت که اثرگذاری بسیار بالایی خواهد داشت زیرا تمامی سخنرانان و شرکت کنندگان جهت ارسال فایل سخنرانی و خلاصه مقالات از این صفحه استفاده خواهند کرد.

صفحه تماس با ما:

یکی دیگر از ویژگی­های کلیدی نرم افزار همایش سبز ارتباط ساده کاربران با دبیرخانه همایش است که نیروی انسانی دبیرخانه را کاهش میدهد بدین صورت که در صفحه تماس با ما سوالاتی که معمولا پرسیده میشود (FAQ) تحت عنوان پایگاه دانش نمایش داده شده است و در صورتی که فرد با مطالعه این بخش همچنان نیاز به تماس با دبیرخانه داشته باشد سوال خود را در  باکس مخصوص مطرح میکند و این سوال به صورت تیکت در پنل مدیران نمایش داده می­شود و پس از بررسی توسط دبیرخانه با درج پاسخ در نرم­افزار، این پاسخ به صورت خودکار به اطلاع فرد مورد نظر توسط پست الکترونیک میرسد و همچنین وی توسط پیام کوتاه از این موضوع مطلع می­گردد.

پنل کاربر

نرم افزار کنگره سبز به گونه­ای طراحی شده است که با تصمیم مدیران، کاربران بدون نیاز به ثبت نام به برخی اطلاعات نظیر سخنرانان، برنامه­های علمی، مقالات پوستری، معرفی و آشنایی با اسپانسرها دسترسی داشته باشند و جهت دسترسی به سایر امکانات نیاز به ثبت نام خواهد بود. پس از ثبت نام امکانات پنل کاربر برای فرد ثبت نام کننده فعال میگردد که در ادامه به توضیح آن پرداخته می­شود.

پس از ثبت نام پنل زیر در اختیار کاربر قرار میگیرد:

بخش­های مختلف به قرار زیر است:

ارسال مقاله

• ارسال­های من

در این قسمت لیست خلاصه مقالات ارسالی نمایش داده شده و کاربر از وضعیت داوری مقالات ارسالی مطلع میگردد.

• ارسال جدید

کاربر میتواند خلاصه مقالات را از این قسمت ارسال کند، این ارسال بسته به نظر ادمین میتواند به صورت فایل Word یا وارد کردن متن یا هردو باشد (مطابق شکل)

• راهنمای ارسال

توضیحات کامل در ارتباط با ارسال مقالات در این قسمت در دسترس میباشد.

ابزارهای من

• کارت همایش

کاربر در این قسمت امکان دریافت و چاپ کارت همایش خود را دارد. اگر از سیستم حضور و غیاب هوشمند بر بستر RFID Long Range استفاده گردد، کارتهای خاصی در محل همایش در اختیار شرکت کنندگان قرار خواهد گرفت. توضیح بیشتر اینکه چگونگی ایجاد چاپ بصورت اتوماسیون و بر اساس تمپلیتی که در پنل ادمین برای گروه های کاربری مختلف تعیین می شود انجام میگیرد. سیستم بصورت اتوماتیک نام کاربر، نوع شرکت، تصویر و بارکد کد وی را بر روی کارت چاپ میکند.

• گواهی

کاربر در این قسمت همه گواهی های خود در همایش را بصورت الکترونیک دریافت می نماید. توضیح بیشتر اینکه گواهی های مختلف با تمپلیت های متفاوت در پنل ادمین انجام می شود و سیستم بر اساس نوع کاربرها نام و عنوان را بر روی تملیت برای کاربر چاپ میکند.

• آپلود فایل

کاربران امکان ارسال فایل سخنرانی و یا ویدیوهای ضبط شده جهت سخنرانی را خواهند داشت. این بخش قابلیت مدیریت رویدادها و جشنواره را نیز داراست. بعنوان مثال تعریف یک جشنواره و فراخوان برای دریافت فایل کاریکاتور در مورد موضوع خاص.

پرداخت ها:

تمامی پرداخت­های کاربران از جمله حق عضویت، هزینه شرکت در کارگاه و هزینه اسکان و سایر هزینه ها در این بخش انجام میگردد. جهت سهولت در خرید، امکان سبد خرید اضافه شده است تا نیاز به خرید تک به تک برطرف گردد. در انتهای کاربر میتواند تاریخچه پرداخت های خود را مشاهده نماید.

پنل ادمین

پنل ادمین با امکانات گسترده قابلت ارتباط شرکت کنندگان با برگزار کنندگان را فراهم نموده است، در طراحی این بخش تمرکز بر اتوماسیون و کاهش چشمگیر نیروی انسانی در دبیرخانه همایش و همچنین استفاده از نفرات دبیرخانه به صورت دورکاری بوده است. در ادامه به صورت مختصر این قابلیت­ها نمایش داده میشود. در شکل زیر صفحه نخست پنل ادمین به نمایش گذاشته شده است.

همانطور که در تصویرفوق مشاهده میگردد گزارش مقالات ارسالی، فایل­های سخنرانی ارسالی، نظرات و پیام­های ارسالی توسط کاربران در صفحه نخست ادمین ارائه شده است. دربخش فوقانی منوهای همایش، همایش+، ارسال­ها و تنظیمات قراردارد که جهت ورود اطلاعات و طراحی گرافیکی مورد استفاده قرار میگیرند.

در ابتدا منو همایش به اختصار بررسی میگردد:

در این منو تنظیمات جهت طراحی گرافیکی و ورود اطلاعات جهت اسلایدشو (بنر)، بلاک سخنرانان، برنامه­های علمی، بلاک نوشته­ها (مطالب)، اسپانسرها، گالری، درباره ما، پایگاه دانش و قوانین و مقررات انجام می­گردد.

با توجه به ابعاد مختلف یک همایش در این نسخه جدید نرم افزار دسته بندی متفاوتی جهت ساخت یافته شدن همایش انجام شده است، در ادامه به معرفی منو همایش+ پرداخته می­ گردد:

در منو همایش + زیر منوهای: پرداختها، دیدگاه­ها، فرم تماس، کارت همایش، گواهی­ها، دریافت فایل، نظر سنجی و رقابت، کلاس­های مجازی و بخش تهیه کتابچه همایش به صورت اتوماتیک وجود دارد.

منوی ارسال جهت مدیریت مقاله­های دریافتی از کاربران، تنظیم سوالات داوری، اختصاص تگ به مقالات، تنظیم راهنمای ارسال مقالات جهت کاربران و ایجاد یک پیام در داشبورد کاربران طراحی شده است.

در ادامه عملکرد منو بسیار مهم تنظیمات شرح داده میشود، این منو شامل موارد زیر میشود:

1. تنظیمات سربرگ و پابرگ، که نقش اساسی در گرافیک سایت خواهند داشت. سیستم دارای 6 نوع سربرگ و 7 نوع پابرگ با نوع و رنگ بندی متفاوت می باشد.
2. بلاک های صفحه اصلی: که نمایش بلاک های طراحی شده در صفحه اصلی را امکان پذیرمی­کند و همچنین رنگ و طرح بلاک و موقعیت نمایش آن در صفحه اصلی توسط این بخش قابل تغییر می­باشد. با کشیدن و رها کردن این بلاک ها را میتوانید طراحی کنید.
3. پیام­های اطلاع رسانی: این پیام در بالا یا پایین سایت نمایش داده می­شود و امکان اطلاع رسانی را فراهم می­نماید.

• کاربران: در این بخش تمامی کاربران به صورت لیست نمایش داده شده و نقش آنها (مدیرکل، مدیر، شرکت کننده و …) قابل مشاهده و تغییر است، بدیهی است کاربران مختلف سطوخ دسترسی متفاوتی خواهند داشت.
• فعالیت کاربران: در این بخش هر فعالیت جدیدی توسط کاربر( مانند ارسال مقاله، خرید و … )  و یا مدیران انجام گردد با ذکر زمان و IP ذخیره می­گردد. اطلاعات ذخیره شده کاربرد کنترل و امنیت خواهد داشت.
• بخش تنظیمات شامل چهارزیر بخش می­باشد:

1-6) عمومی: اطلاعات اصلی سایت همانند آدرس، نام اختصاری، کلمات کلید، زمان و مکان برگزاری، اطاعات تماس ( تلفن، فکس، آدرس، ایمیل) و معرفی شبکه­های اجتماعی همایش (تلگرام، اینستاگرام و واتس آپ) می­باشد. اطلاعات این بخش درارتباط با SEO  سایت مورد استفاده قرارمیگیرد.

6-2) امکانات: قابلیت های قرارداده شده در این بخش در تصویر زیر نمایش داده شده است.

3-6) ارسال مقاله: در این قسمت تنظیمات نحوه دریافت خلاصه مقالات و پوسترها انجام میگردد، این قابلیت­ها در تصویر زیر نمایش داده شده است: